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投诉信息应该如何分类和记录?

投诉信息分类和记录是管理者必须面对的问题,下面我将为你详细介绍。

  1. 投诉信息分类

(1)按照投诉来源分类。包括电话投诉、邮件投诉、网站投诉、社交媒体投诉等。

(2)按照投诉内容分类。包括产品质量服务态度物流配送等。

(3)按照投诉严重程度分类。包括一般投诉、重要投诉、紧急投诉等。

  1. 投诉信息记录

(1)建立完整的投诉信息数据库,包括投诉人姓名、联系方式、投诉时间、投诉内容、处理人员、处理时间、处理结果等。

(2)建立投诉信息跟踪系统,及时了解投诉进展情况,及时反馈处理结果。

(3)建立投诉信息分析系统,通过数据分析找出投诉的共性和规律,采取有效措施防止类似问题再次出现。

  1. 投诉信息处理

(1)及时回复投诉人,告知处理进展情况。

(2)根据投诉内容和严重程度制定处理方案,保证投诉得到妥善处理。

(3)加强内部管理,提高产品质量和服务水平,减少投诉发生。

以上是投诉信息分类和记录的一些方法和建议,希望能对你有所帮助。

来源:《企业投诉管理制度