在处理采购计划中的退货和退款时，管理者需要遵循一定的流程和原则。下面是一些具体的步骤和建议，帮助管理者处理这种情况：
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确定退货政策：在制定采购计划时，管理者需要明确供应商的退货政策。这包括退货的条件、期限、退款方式等。在与供应商签订合同之前，应该与供应商协商并确保退货政策明确、合理。
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检查退货条件：当需要退货时，管理者应仔细检查供应商的退货条件。这可能包括产品的完好性、包装的完整性、退货申请的期限等。如果产品不符合退货条件，管理者需要与供应商协商解决方案。
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保留退货凭证：在退货过程中，管理者应始终保留退货凭证，例如退货单、快递单号等。这些凭证可以作为后续退款的依据，也可以用于与供应商的沟通和纠纷解决。
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联系供应商并提出退货申请：管理者需要及时与供应商联系，并提出退货申请。在申请中，应说明退货的原因、数量、产品信息等。同时，管理者应与供应商协商退货的方式和退款方式，以确保双方的利益得到保护。
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审核退货申请：在收到退货申请后，供应商会进行审核。管理者需要配合供应商的要求，提供必要的证明材料，例如产品照片、检测报告等。同时，管理者也应积极与供应商沟通，了解退货申请的处理进度。
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安排退货物流：如果退货申请得到批准，管理者需要安排退货物流。这包括选择合适的物流公司、协商运费和保险费用等。在退货过程中，管理者应确保产品的安全和完整性，以避免进一步的损失和纠纷。
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确认退款方式：一旦供应商收到退货并确认产品的完好性，管理者可以与供应商协商退款方式。常见的退款方式包括按原支付方式退款、银行转账、支票等。管理者应选择最便捷和安全的方式，并确保退款金额与退货数量相符。
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跟进退款进度：一旦退货物流完成，管理者需要跟进退款的进度。如果退款超过合理的时间，管理者应及时与供应商联系，并要求解释和解决方案。如果仍然无法解决，可以考虑向相关机构投诉或采取法律行动。
总之，处理采购计划中的退货和退款需要管理者细心、耐心和专业的态度。管理者应遵循退货政策、保留退货凭证、与供应商沟通并提出退货申请、安排退货物流、确认退款方式，并跟进退款进度。通过合理的流程和沟通，管理者可以最大程度地保护自己和企业的利益。